Doze tarefas do escritório contábil que já podem ser automatizadas
Lista aplicável, ordenada por retorno, com o que ainda não vale automatizar e por quê.
Automação em escritório contábil costuma ser discutida no abstrato, e no abstrato ela sempre parece grande demais para começar. Esta lista é o contrário: doze rotinas concretas, com o esforço e o ganho de cada uma, ordenadas por retorno.
A régua para entrar na lista foi a de sempre: só o que duas pessoas competentes do escritório fariam exatamente igual. O que depende de julgamento ficou de fora de propósito.
Avisos de prazo
1. Lembrete da obrigação do mês. Esforço baixo, ganho alto. É a melhor primeira automação de qualquer escritório: a informação é factual, o calendário é conhecido e o aviso antecipado reduz a enxurrada de perguntas na semana do vencimento.
2. Aviso de guia disponível. Esforço baixo, ganho alto. Substitui a pergunta "chegou a guia?" por uma mensagem que chega antes dela.
3. Segunda cobrança de prazo vencido. Esforço baixo, ganho médio. É a tarefa que a equipe mais adia por desconforto, e que a automação faz sem constrangimento.
Cobrança de documento
4. Pedido dos documentos da competência. Esforço médio, ganho alto. Depende de saber o que cada cliente precisa entregar, o que exige um cadastro decente. Uma vez montado, elimina a rodada manual de todo mês.
5. Confirmação de recebimento. Esforço baixo, ganho médio. Parece detalhe, mas boa parte das mensagens de cliente é só para checar se o que ele mandou chegou.
6. Aviso do que ainda falta. Esforço médio, ganho alto. É a diferença entre o cliente descobrir a pendência no dia 5 ou no dia 25.
Certidões e consultas públicas
7. Emissão de certidões por CNPJ. Esforço médio, ganho alto. Tarefa inteiramente mecânica, feita hoje por gente qualificada, uma por uma.
8. Consulta de situação cadastral. Esforço baixo, ganho médio. Vale notar o limite: consultar é automatizável, interpretar o que a situação significa para aquele cliente não é.
9. Alerta de validade de certificado digital. Esforço baixo, ganho alto. É barato de montar e evita o tipo de problema que para a operação de um cliente inteiro.
Rotina do escritório
10. Geração das tarefas da competência. Esforço médio, ganho alto. A rotina é descrita uma vez e o mês seguinte nasce montado, com prazo, responsável e cliente. É o assunto de o mês que nasce pronto.
11. Onboarding de cliente novo. Esforço médio, ganho médio. A sequência de boas-vindas, coleta de documentos e explicação de como funciona é idêntica para todo mundo, e quase sempre é feita à mão.
12. Resumo interno do dia. Esforço baixo, ganho médio. O que está atrasado, o que vence hoje, o que espera conferência. Substitui a reunião de alinhamento que ninguém quer fazer.
A ordem que faz sentido
| Ordem | Tarefa | Por quê |
|---|---|---|
| 1ª | Lembrete de prazo | Esforço baixo, ganho alto, risco quase nulo |
| 2ª | Alerta de certificado | Barata e evita problema grave |
| 3ª | Confirmação de recebimento | Corta um volume grande de mensagens curtas |
| 4ª | Cobrança de documento | Ganho alto, mas exige cadastro organizado antes |
| 5ª | Certidões | Ganho alto e libera hora qualificada |
O que ainda não vale automatizar
Vale ser explícito sobre a outra metade da lista, porque é ela que protege a relação com o cliente:
- Orientação sobre regime tributário ou impacto de decisão societária
- Interpretação de notificação recebida pelo cliente
- Qualquer coisa com risco de autuação
- Conversa sobre honorário, escopo ou insatisfação
- Comunicação de erro do escritório, que sempre pede voz humana
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Qual dessas tarefas dá o retorno mais rápido?
O lembrete de prazo. É a de menor esforço, a de maior frequência e a de menor risco, porque a informação é factual e conhecida. Costuma reduzir de forma perceptível o volume de perguntas na semana do vencimento.
Preciso automatizar tudo de uma vez?
Não, e tentar isso é o erro mais comum. Uma tarefa por vez, com duas semanas de acompanhamento entre uma e outra, é o ritmo que funciona. A segunda automação custa muito menos que a primeira, porque o processo já foi aprendido.
Isso funciona com o sistema contábil que já uso?
As rotinas de atendimento e de prazo não dependem do sistema contábil: elas operam sobre o cadastro de clientes e o calendário de obrigações. As que envolvem dado apurado dependem de integração, e aí a resposta varia conforme o sistema.
Automatizar cobrança de documento não irrita o cliente?
Depende inteiramente do tom e da frequência. Um aviso claro do que falta, com antecedência, costuma ser recebido como ajuda. O que irrita é a cobrança genérica, repetida, que ignora o que o cliente já entregou, e essa é justamente a que a automação bem feita evita.
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